はじめに｜日本のビジネスパーソンはプレゼン資料づくりに忙殺されている
日本のビジネスパーソンはプレゼンの機会が多いです。営業であればお客さまへのプレゼンは日常茶飯事でしょうし、技術職の方でも社内外の報告会等で発表する機会は多いはずです。
でも、プレゼン資料・スライドの作成にいつも時間がかかって困っている方、多いのではないでしょうか？
- なんとなく図やグラフを作ってみるけど、どうもしっくり来なくて作っては消して、順番を入れ替えて…とやっているうちにわけがわからなくなる。
- せっかく時間をかけて作っても「スライドのどこが大事なのかわからない」「で、何が言いたいの？」と上司から微妙な反応をされる始末。
本記事では、そんなあなたの悩みを解決いたします。
プレゼン資料づくりをスピードアップし、毎日の残業を少しでも減らしましょう！
あなたのスライド作成が遅い理由
なぜスライド作成に時間がかかったり、せっかく時間をかけて作ったスライドの内容が伝わらなかったりするのでしょうか？
ーそれは、話す内容を整理する前にスライドを作り始めるから、です。
プレゼンのメインはスライドではなくあくまで言葉による説明、トークです。スライドはあくまでトークの補助手段です。スライドを作る目的は以下2点です。
①トーク中の重要情報を文字情報でも示す
②トークだけでは伝わりづらいことを図やグラフなどで補足する
いくらスライドを一生懸命作っても、それがトークの流れに沿っていなければ伝わりません。
あなたの涙ぐましい努力は徒労に終わってしまいます。
あくまでトークが主、スライドは従、であることを忘れないでください。
トークを先に固め、スライドは最後に作る
以上の考えのもと、私は原稿（＝トーク）を100%完成させてからスライドを作るようにしています。
こうすれば、否が応でもトークの流れに沿ったスライドを作らざるを得ません。既に固まっているトークの構成に沿ってスライドを作っていくだけなのですから。
スライド作成は、写真や図を用意したり、レイアウトを調整したりと何かとやることが多いです。そのため、トークの流れが固まってから作るのが効率的。
もし先にスライドを作ってしまった場合、トークの構成が変わった瞬間にイチから作り直しです。多くの方がスライド作成に時間がかかっている理由がここにあります。
私はプレゼン準備に10の時間を充てられるとしたら、8を原稿作成に、2をスライド作成に充てています。そのため、使っているソフトもWordが80%、PowerPointが20%ほどです。
4ステップで実践！ 最速のスライド作成手順
前述のように、原稿→スライドの順で作成します。
Step1.原稿を書く【Word】
まずはトークの内容＝原稿を固めましょう。
ここでポイントなのは、話そうとしている言葉を一言一句省略せずに書くこと。
原稿にしてみると、簡単に説明できると思っていたことが意外と言葉を尽くさないと説明しづらかったり、逆に細かく説明しなきゃと思っていたことでも案外一言で表現できてしまったりするものです。
完全版の原稿を作成しましょう。
ここに時間をかければ、後半のスライド作成の時間が大幅に圧縮できます。
Step2.原稿に見出しをつける【Word】
原稿が書けたら、それを段落に分け、各段落に見出しをつけましょう。
見出しは、その段落の要旨を簡潔にまとめたワンフレーズです。「〇〇について」のような漠然とした表現ではなく、その段落の結論を要約して1文で述べるイメージです。
例えば、「日本の人口が2008年以降右肩下がりに減っている」ことを説明する段落に見出しを付ける場合、「日本の人口推移」ではなく「日本の人口は2008年以降減少している」としましょう。
前者ではトピックしか伝わりませんが、後者の見出しをつけるとトピック＋結論がわかります。
ビジネスの現場においては「結論から話せ」とよく言われますが、見出しに結論を含めてしまえば、自動的に「結論から話せ」ていることになります。
Step3.見出しをそのままスライドのタイトルにする【PowerPoint】
Step2で作成した見出しを、そのままスライドのタイトルにしましょう。ここで初めてパワポに触れます。
改めて、プレゼンにおいてスライドが果たす役割は、①トーク中の重要情報を文字情報でも示す、②トークだけでは伝わりづらいことを図やグラフなどで補足する、の2点です。
Step2で作った見出し＝その段落の結論＝重要情報ですので、見出しをそのままスライドのタイトルにすることで、「①トーク中の重要情報を文字情報でも示す」は達成です。
Step4.言葉だけでは伝わりにくい情報を図・表・グラフ・写真・イラスト等で表現する【PowerPoint】
最後は「②トークだけでは伝わりづらいことを図やグラフなどで補足する」だけです。
やることは至ってシンプル。原稿を読みながら「トークだけではイメージしづらい」「図やグラフで根拠を示したい」と思う箇所をピックアップし、その箇所のスライドに図やグラフを貼り付けるだけです。
以上のステップを踏むと、最短ルートでわかりやすいスライドが完成します。
[Tips]上司のフィードバックはStep2完了時点でもらおう！
仕事でのプレゼンの場合、上司から意見をもらって修正することが多いと思いますが、重要なのは意見をもらうタイミングです。私は、以下2つの理由から、スライドを作る【前】に意見をもらうのが良いと考えています。
1つ目の理由は「スライドを作ってからだと修正に時間がかかるから」です。
前述のように、プレゼン準備で最も煩雑な作業はパワポの操作です。素材を並べたり色を変えたりレイアウトを調整したりするのに最も時間がかかります。
スライドを作ってから上司に意見を求め、抜本的に構成を変えるよう指示された場合、パワポ操作がイチからやり直しになります。
それを防ぐために、原稿完成時点でしっかり上司の意見をもらい、時間のかかるパワポ修正作業を最小限に抑えましょう。
2つ目の理由は「上司からはトークの内容・ストーリーに関する意見をもらうべきだから」です。
スライドまで完成してから意見をもらおうとすると、やれ「この文字が見づらい」「このグラフはもっとこうすべき」のようなスライドの表現に関する意見に終始してしまう傾向があります。
しかし、上司に最も見てほしいのはスライドの見やすさよりトークの内容・構成・ストーリーです。
原稿だけの状態でフィードバックをもらえば、上司は純粋にトークの内容についての意見をくれます。
上司から有用な意見を引き出すためにも、フィードバックのタイミングは重要です。
Q&A
この方法でスライドを作ると、以下の疑問・不安を持つ方もいらっしゃると思います。そんな方はぜひQ&Aをご覧ください。
Q.原稿を100%書くと、脇道にそれることができないので面白みがないのではないでしょうか？
A.おっしゃる通り、原稿を100%書くことで、プレゼンのトークは固定化されてしまい、その場の雰囲気に応じて臨機応変に内容や表現を変えることはしづらくなります。
一方で、原稿＝トークの作り込みが甘いためにプレゼンのストーリーがとっ散らかってしまっている場合が多いのもまた事実かと思います。（私の体感では、こちらの方のほうが多いです）
まずは原稿をしっかり作ることで「型にはまったプレゼン」ができるようになり、それが息をするようにできるようになってからアドリブを入れて行くほうが良いと私は考えています。
Q.この方法で作るとスライドが驚くほどシンプルになってしまったのですが、これで本当に大丈夫なのでしょうか？
A.大丈夫です。
初めのうちはシンプルなスライドに驚く方も多いと思います。シンプルすぎて「自分の頑張りが表現しきれていないのではないか？」と不安になる方も多いかもしれません。その気持ち、よくわかります。
でも実際は、プレゼンは、シンプルで最低限の情報だけが盛り込まれたスライドのほうが確実に響きます。贅肉を削ぎ落として骨格だけにしたほうが、ストーリーは確実に伝わります。
もし「頑張って準備した情報を盛り込まないとどうしても不安だ」ということであれば、スライド本編ではなく、巻末に「参考資料」として盛り込みましょう。質問があった際に「よく聞いてくれました」とばかりに参考資料を提示すればスマートです。
オンラインレッスンはじめました！
ココナラで資料作成のオンラインレッスンをはじめました。
毎日の資料作成の時間を短縮して残業を少しでも減らしたいあなたに、全力でアドバイスさせていただきます！
今ならモニター価格5,000円/1時間で提供中です。
コメント