仕事で文章を書く場面は非常に多いです（企画書・レポート・報告書など…）
でも、文章を書くのが遅いことに悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
文章を書くのが遅いと資料作成にも時間がかかり、結果的に残業が増える…そんな方のために、文章を速く書くコツを紹介します。
あなたの文章執筆が遅い理由3選
「文章を書くのが遅い」と一口に言っても、原因は人によって異なり、よくあるのは以下の3つのパターンです。
1つ目は「書くことが思い浮かばない」というパターン、
2つ目は「書くことはなんとなく思い浮かぶが、文章にうまくまとめられない」というパターン、
3つ目は「内容はスラスラ出てくるが文字入力が遅い」というパターンです。
あなたがいまどちらのパターンに陥っているかによってやるべきことが異なります。
以下、パターン別に文章を速く書けるようになる方法を紹介していきます。
文章を書くのが遅い人の特徴①｜書くことが思い浮かばない
1パターン目「書くことが思い浮かばない」という方は、純粋なインプット不足です。
全くの無から文章は生み出せません。適切に情報をインプットしてはじめてアウトプットができます。
パソコンに向かって座りWordを開くが、何を書けばいいのか全く思いつかない、という方は、とにかく元ネタとなる資料をひたすら頭の中にインプットしましょう。
その際に重要なのは「なるべく一次情報をインプットする」ということです。
一次情報というのは、編集・加工されていない生の情報・データのことです。
例えば、実験の記録、アンケートの結果、現地で撮ってきた写真などが一次情報にあたります。ビジネスの現場においては、会議の議事録なども一次情報と呼んでも良いでしょう。
それに対し、本や新聞・ネット記事などは、一次情報を執筆者が編集・加工してまとめているため、二次情報にあたります。
私が一次情報のインプットをおすすめしているのは、一次情報のほうが加工・編集しやすいからです。
一次情報を組み合わせて二次情報を作ることは簡単ですが、二次情報はいったん完成してしまっているので、それを分解・再構成するのは困難です。
料理に例えると、一次情報は材料です。にんじん・たまねぎ・じゃがいも・豚肉など、加工される前の食材です。それに対して二次情報は調理済みの料理、例えばカレーです。
あなたは肉じゃがという二次情報を作るとき、カレーという別の二次情報を加工して作りますか？そんなことしませんよね。にんじん・たまねぎなどの一次情報を組み合わせて作りますよね。
要するにそういうことです。一次情報をインプットしてください。
一次情報を滝のように浴びていくと、だんだんと書きたいことが浮かんできます。
浮かんできたら、次のステップに進んでください。
文章を書くのが遅い人の特徴②｜書くことはなんとなく思い浮かぶが、文章にうまくまとめられない
文章を書くのが遅い2パターン目は、「書くことはなんとなく思い浮かぶが、文章にうまくまとめられない」というパターンです。
頭の中ではなんとなく書くことが浮かび、Wordを起動して文字を書き始めるけど、なんとなくしっくり来なくて１行書いては１行消すことを繰り返す…そんな方はこのパターンです。
このパターンに陥っている方、非常に多いです。文章執筆に苦手意識を持っている方のほとんどはこのパターンではないでしょうか？
なぜこのような状態に陥るか、答えは簡単で、「冒頭で書くべき内容が最初に頭に浮かんで来るとは限らないから」です。文章として適切な順番と、頭に言葉が浮かぶ順番は異なります。
ほとんどの方は当たり前のように冒頭から文章を書き始めようとしますが、冒頭に書くべき内容が都合よく最初に思い浮かぶとは限りません。
最後に書くべき結論から思いつく場合もあれば、中盤の内容から出てくる場合もあります。
ではどうすればよいか、答えは簡単で、頭に浮かんできた順番に文章を書いて、後で並べ替えましょう。
頭に言葉が浮かぶ順番はコントロールできないですから、急がば回れ、思いついた順に箇条書きにして、後で並べ替えて行くほうが効率的です。
別に文章はどこから書いても良いのです。最終的に順番通りにまとまれば良いのですから。
特に、最近はほとんどの方がPCやスマホで文章を書いているでしょうから、一度書いた文章の順番を変えることなどは朝飯前です。
「文章は最初から順番通りに書かなければ」という思い込みを捨て、まずは頭に浮かんだ内容を素直に文字にしていきましょう。
以下、私が普段文章を書いているステップを説明します。
私は普段、箇条書き⇔並び替えを繰り返しながら文章を書いています。
まず、Step1として、思いついた内容を順不同で箇条書きで書きなぐります。
その際、前後のつながり・順番・情報のぬけもれ等は全く気にしません。文章表現も稚拙で全く問題ありません。文章にならなければ、フレーズ・キーワードだけでもOKです。
次に、Step2として、「ある程度思いついた内容を吐き出したな」と思った段階で、順番の入れ替えと見出しの作成を行います。
前半で説明すべき事柄は前半に、後半に説明すべき事柄は後半に持っていきます。そうすると、数行の文章がひとまとまりの内容としてまとまってくるので、そこに見出しをつけます。見出しは、そのひとまとまりの文章の要旨です。例えばこの記事の見出しは「文章を書くのが遅い人の特徴②｜書くことはなんとなく思い浮かぶが、文章にうまくまとめられない」などです。
その後、Step3として、歯抜けになっている内容の補足を行います。
Step2まで完成すると、「文章にはなっていないがストーリはなんとなく伝わる」状態に仕上がっています。しかし、この段階ではまだ文章は歯抜けの状態です。この歯抜けの部分の内容をピンポイントで考え、文章を埋めていきましょう。
最後にStep4として、文章表現の推敲を行います。
Step3までは箇条書きや雑な表現でしたが、構成が固まった段階で表現を整える必要があります。適切に指示語・接続語を利用したり、分かりづらい言葉を言い換えたりして、読みやすい文章にしていきます。
このStep4については、ある程度のところで他の人の力を借りても問題ありません。文章を書くのが得意な人に頼んで、表現がイマイチな部分を添削してもらえば、文章は読みやすくなります。
以上のステップを踏むことで、誰でも「頭の中にぼんやり浮かんでいる内容」を整然と文章にまとめることができるようになります。
文章を書くのが遅い人の特徴③｜文字入力が遅い
文章を書くのが遅い3パターン目は、「文字入力が遅い」というパターンです。
仕事で書く文章は、基本的には手書きではなくパソコンやスマートフォンで入力することになると思います。
そのため、文字入力のスピードは文章を書くスピードに響いてきます。
文字を早く入力する方法としては色々ありますが、パソコンの場合はタッチタイピング、スマホの場合はフリック入力の習得が必須です。それぞれの練習方法はインターネット上に様々な情報があるので調べてみてください。
その上で、実は文字入力のスピードは使用するキーボードにも影響されます。
ノートPC付属のキーボードや安いキーボードだと入力の打鍵感が悪かったり、長時間使っていると指が疲れてしまったりする場合があります。
私は以下のLogicoolの外付けキーボードを使っています。少し高いですが、コンパクトで非常に打鍵感がよく、長時間使っても指があまり疲れませんのでおすすめです。
ポチップ
まとめ｜文章を速く書くにはコツがある
以上、文章を書くのが遅いよくある原因とその対処法でした。
まず、内容が浮かばない人はひたすら一次情報をインプットし、文章に書く内容が頭に浮かぶ状態にしましょう。インプットなきアウトプットは空っぽです。
頭に書く内容が浮かぶようになってきたら、いきなりきれいな文章にまとめようと考えずに、頭に浮かんだ情報をひたすら順不同でアウトプットしましょう。そのうえで、必要な情報を取捨選択し、順番を入れ替えてだんだんと文章として仕上げていきましょう。
並行して、文字入力が遅い人はタッチタイピングやフリック入力の習得、キーボードの購入などを検討してみてください。
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